אירוע בסגנון TED: כך תפיקו את האירוע המושלם

שירית בן ישראל

Print Friendly, PDF & Email

שירית בן ישראל

Print Friendly, PDF & Email

אִיטְס טֵד (TED) טַיְים!

זה לא משנה אם אתם רוצים לשנות עמדות ולהשפיע, לגייס השקעות למיזם חדשני, או להחדיר מוצר או שירות שפיתחתם, בכל מקרה, חשוב שתדעו שהדרך להשגת המטרה שלכם מחייבת שלושה דברים עיקריים: עניין, ריגוש ויצירת ערך. וזו  הסיבה בגללה כדאי לכם להתחיל לחשוב על אירוע הרצאות בסגנון טד.

בארגונים רבים חולמים על הפקת אירוע בסגנון טד, אבל רגע.. ממה מתחילים?

  • מאיפה יגיעו הסיפורים?
  • ואיך מאתרים את המרצים? 
  • האם הדרכה לכתיבת הסיפורים מספיקה כדי ליצור הרצאות?
  • ואיך הופכים את הסיפורים למרגשים?
  • איך מרגשים את הקהל מעל לבמה? 
  • ומה עם סרטונים, מצגות וכל שאר העזרים הוויזואליים?
  • ומה עושים עם ההרצאות אחרי שהאירוע מסתיים?
  • ועוד.. ועוד.. ועוד שאלות..

הי, אני שירית, שירית בן ישראל

זאת שמכל דבר עושה סיפור. בטייטל אני יועצת אסטרטגית עם תואר שני במנהל עסקים, כמו שאמא שלי תמיד רצתה. בפרקטיקה של החיים אני סטוריטלרית – מספרת סיפורים. זו שיודעת להפוך חוויות ומידע לתוכן מעניין ומעורר השראה והשפעה.

בעשור האחרון חיברתי את מכלול היכולות – ידע, השכלה וניסיון עשיר ב- 5 תחומים (אסטרטגיה- עיצוב- אפיון – כתיבה שיווקית וספרותית- ובימוי) ויצקתי הכול לתוך מפעל חיים חדש ומרגש.

"מה הסיפור שלך?", כך קראתי לו.

וכך, מידי בוקר אני קמה ועושה את מה שתמיד אהבתי לעשות. אני מספרת סיפורים. כבר מזמן לא את שלי, אלא סיפורים של אחרים: של חברות ומנכ"לים, של ארגונים ופרויקטים, של יזמים וסטארט אפים, של אנשים שהתמודדו בהצלחה על אינספור אתגרים והיום יש להם מה ללמד את כולנו.

במאמר שלפניכם, אדריך אתכם, צעד אחר צעד, איך להפיק אירוע הרצאות השראה בלתי נשכח בסגנון TED בארגון או בחברה שלכם.

1. נתחיל מ- מָה הַמַּטָּרָה?

לפני שנצא לדרך אנחנו חייבים להגדיר במילים ברורות מה מטרת האירוע: לייצר חשיפה? לגבש את הצוות? לחזק את מוניטין הארגון? להציג כנס דיגיטאלי בפני לקוחות בארץ או בחו"ל? לעורר השראה? לייצר ערך מקצועי? להדריך צוותים או לוקחות גלובאליים? 

מתוך המטרה נגזור 4 אלמנטים מרכזיים:

  • את סוג האירוע
  • האנשים שנרצה לגייס
  • סוג ההרצאות שנפתח
  • מקום האירוע (בלייב או בזום)

אז, מה מטרת האירוע?

2. ועכשיו, מִי הָאֲנָשִׁים הַמַּתְאִימִים?

  • בהתאם למטרת האירוע נבחר בפינצטה את הדוברים. יש משמעות רבה לתהליך הבחירה, שכן מעבר להיבטים מקצועיים, רב הנסתר על הגלוי. לדוגמא: בתהליך הבחירה נסו לחשוב על מגוון בהיבטים שונים- גיל, מין, מגדר, ניסיון, מעמד, מוצא, שפה ועוד. 
  • נקודה נוספת וחשובה לא פחות היא רמת התקשורת ושיתוף הפעולה שיווצרו בין הדוברים בקבוצה, שכן תהליך בניית הרצאות לקראת אירוע בסגנון טד מחייב אינטימיות, פתיחות, אמון מלא ועבודת צוות.

תכל'ס, כל דובר הוא אמצעי להשגת התוצאה שהגדרתם בהתחלה. אז תבחרו נכון! 

3. בְּרוּכִים הַבָּאִים לְמַעְבֶּדֶת הַסִּיפּוּרִים

  • תהליך בניית הרצאות טד לא פשוט. אנחנו מדברים על הרצאות קצרות של 15-20 דקות, כשידוע לנו שלאנשים יש הרבה מה לומר ומנגד יכולת מועטה לוותר ולשחרר. 
  • לכן, זה לא רק תהליך כתיבה, אלא בנוסף, תהליך פסיכולוגי המייצר דיון פנימי עמוק בין הדובר לסיפור. ומתוך הדיאלוג הכנה והאמיץ, בהדרכה מקצועית נכונה נולדות הרצאות ההשראה.  

בשביל הסיפורים הנכונים, תבחרו אנשים  שבשלים להשמיע את הקול שלהם.

 

4. הִגִּיעַ זְמַן הָעֲרִיכָה

  • אחת הטעויות המרכזיות היא לחשוב שאנשים יודעים לכתוב. ושמספיק שיצקו את התוכן למחשב וכבר תהיה הרצאה. זאת טעות! כשם שעיתונאי לא מעלה את הכתבה שלו לעיתון, אלא זה העורך שיוצר את המהפך בכתבה והופך אותה ממידע לידיעה שנרצה לקרוא, כך גם בכתיבת הרצאה. 
  • לאחר שתסתיים ההדרכה בסדנאות, ניקח את החומרים ונעשה בהם את הקסם, כדי שייהפכו להרצאות טד מעוררות ענין והשראה. 

חשוב שתזכרו, ששלב הכתיבה מרגש, אבל הקסם מתחולל בשלב העריכה של הסיפורים.

 

5. אִיטְס PP טַייְם- בּוֹאוּ נְדַבֵּר עַל הַמַּצָּגוֹת

  • 45% מהאנשים הם ויזואליים, וזה אומר לנו שהם קולטים מידע באמצעות הראייה. אבל, לא רק! למרצים, המצגת היא כלי שעוזר לסדר את הראש ולהישאר בתלם, אפילו אם שכחו מילה או משפט. מצגת נכונה מרגשת את העיניים, משמחת את הלב, מייצרת סדר למרצה וזרימה לקהל. 
  • להצאות טד נלוות מצגות שיווקיות עם סטוריטלינג. אלו מצגות שמספרות במסלול מקביל לתוכן את סיפור ההרצאה.

ליצור מצגת סטוריטלינג להרצאת טד זאת אמנות. אל תצפו מהעובדים שלכם שידעו להכין אותה. תנו למקצוענים לעשות אותה!

 

6. עֲזָרִים וְחוֹמְרִים שִׁיוּוּקִיִּים: 

  • למרצים – נכין כרטיסיות A5 עם תוכן ההרצאות ותמונות מוקטנות של שקפי המצגת, ועם לוגו הארגון והאירוע על גב הכרטיסיות. המטרה: שיידעו בכל רגע במהלך ההרצאה מה מוצג מאחוריהם על המסך.
  • לפני האירוע – נכין פרומואים לכל הרצאה ולאירוע עצמו.
  • חשוב לא לשכוח- להכין סרטוני וידיאו שיווקיים קצרים
  • וכמובן גם מייל שיווקי מרגש לדיוור בערוצים שונים
  • על הבמה ובכניסה לאולם יעמדו רול אפים מעוצבים של האירוע
  • תגיות שם, ארגון ושם האירוע לכל המשתתפים

 

7. רֶגַע הָאֱמֶת: חֲזָרוֹת מוּל מַצְלֵמָה

  • מאחר וכל אירועי טד מצולמים בווידיאו חייבים לעשות חזרות מול מצלמה הרבה לפני האירוע עצמו.
  • הבעיה היא שרוב האנשים מתביישים לדבר מול מצלמה, אחרים נבוכים ושפת הגוף שלהם לא משרתת לא אותם ולא את ההרצאה. 
  • לכן, סימולציות של ההרצאה באולפן, או בחדר הישיבות במשרד מול מסך ועליו מצגת ההרצאה, קריטיים להצלחה. 

כמה חזרות? עשרות! כמה שיותר כי הצלחה היא תוצר של אימון! 

 

8. בְּחִירַת מַנְחֵי הָאֵירוּעַ

  • יותר מידי פעמים באירועי טד ארגונים בוחרים מנחים שהם סלבס. אני באופן אישי מתנגדת לרעיון. תמיד אעדיף לזהות טאלנטים מתוך הארגון עצמו ולהכשיר אותם לתת את הפרזנטציה הכי טובה.
  • מבחינתי זה מתכון מנצח, שכן המנחים חיים ונושמים את הארגון, מכירים את פעילותו ומחוברים ל- DNA ולערכים שלו.
  • למנחי האירוע נכין קטעי הנחייה שיחברו בין ההרצאות ויתנו תחושה ש "הכל נדבק".
  • כמובן שגם המנחים זקוקים לאימונים וחזרות, וישתתפו גם בחזרות הגנראליות. 

אין כמו מנחה פנים ארגוני מחוייב ונלהב באירוע. אין טעם להשוות אותו לסלב שבא עם הסיפור שלו, מקבל כסף, ובסיום האירוע פורש לאירוע הבא..

 

9. לוֹקֶייְשֵׁן וְצֶוֶות צִילּוּם

  • האם תרצו להפיק אירוע הרצאות בסגנון טד שיועבר ללקוחות בזום? זה אפשרי!
  • או אולי תרצו להפיק אירוע באולם גדול, בפני לקוחות, עובדים, ספקים או קולגות? 
  • או אולי, גם וגם?

מפני שאנחנו חיים בעולם דיגיטאלי וירטואלי, ומפני שהאירוע עצמו הוא רק שלב ראשון בתמונה הכוללת, חייבים!!! להצמיד לאירוע צוות צילום מקצועי.

  • יש להנחות את צלמי הווידיאו לצלם לא רק צילומי תקריב של המרצים, אלא גם צילומים רחבים של הבמה, המצגות והקהל. (כל צילום יש לבצע פעמיים, אחד לאורך ושני לרוחב, כדי להתאים לצורכי הפלטפורמות השונות ברשת) 
  • אם מדובר באירוע בלייב, יש להנחות את צוות הצילום לראיין משתתפים, אורחים, מכובדים וכמובן את הדוברים לפני ובסיום האירוע. 

החומרים המצולמים הם הזהב שיאפשר למנף כל אירוע לקידום מטרות הארגון בטווחי זמן שונים. אז תזכרו, בצילום לא חוסכים! 

 

10. חֲזָרָה גֵּנֵרָלִית

  • בין 7-10 ימים לפני האירוע תוודאו שהאולם או האולפן בו יתקיים האירוע יעמדו לרשותכם.
  • הקצו כחצי יום לפחות לחזרה גנראלית ראשונה. בהתאם לתוצאותיה, תדעו אם תידרשנה עוד חזרות. 
  • וכן, גם את החזרות תצלמו. בהמשך, כשתרצו להפיק סרט על הפרוייקט, הצילומים מהחזרות עם כל מה שישתקף מהם, יהפכו לחומר מרגש במיוחד בקרב עובדי ומנהלי הארגון. 

11. הַמָּסָךְ עוֹלָה: הָאֵירוּעַ

  • זהו, בכוחות משותפים הגענו ליום הגדול. לרגע הזה התכוננו חודשים. 
  • אני, הכי אוהבת לעשות למרצים שיחת מוטיבציה מעצימה, בדיוק כמו שעושים מאמני הספורט לשחקנים, רגע לפני שהם עולים למגרש. 
  • המצגות מוכנות, הרולאפים על הבמה, המרצים מתרגשים, בדיקות סאונד אחרונות, צוות הצילום מוכן, כל האורחים כבר באולם, שולחן עם משקאות לא שכחתם להכין למרצים על הבמה, נכון? 

"…האורות כבים, שקט מוחלט משתרר באולם, ומאות זוגות עיניים נשואות בציפייה. אלומת אור בודדת מלווה אותך אל מרכז הבמה. נשימה עמוקה ו… עכשיו זה הזמן שלך"

כריס אנדרסון,  המדריך הרשמי של TED לדיבור בפני קהל

 

12. הַיּוֹם שֶׁאַחֲרֵי: מִינוּף הָאֵירוּעַ

  • ביום שאחרי כנראה שתהיו באופוריה. המרצים – ירחפו, המנהלים – יהיו גאים ומאושרים, הקהל שנכח באירוע – לא יפסיק לשלוח מיילים, הודעות ותגובות. 
  • זה בסדר, קחו אוויר לנשימה, תנוחו יום.
  • למחרת, תתחילו למנף את האירוע לפי תוכנית השיווק שבטוח בנינו ביום הראשון כשהגדרנו את מטרת האירוע ומשתתפיו. 

לְסִיכּוּם,

יצירת אירוע TEDTALK בארגון שלכם עוברת דרך 12 שלבים חשובים:

  1. הגדרת נושא מרכזי ומטרת האירוע
  2. בחירת הדוברים
  3. סדנאות לגיבוש התכנים 
  4. עריכת הסיפורים להרצאות
  5. בניית מצגות עם סטוריטלינג
  6. עיצוב והפקת חומרים שיווקיים
  7. חזרות: אימון מול מצלמה 
  8. הנחייה: מנחים, תכנים ומצגת 
  9. בחירת לוקיישן וצוות צילום לאירוע
  10. חזרה גנראלית
  11. הפקת האירוע
  12. שיווק ומינוף האירוע ביום שאחרי.

מתכננים להפיק אירוע הרצאות בסגנון טד בארגון שלכם? דברו איתי

למאמרים נוספים

כתיבת תגובה

מה הסיפור שלך?

שירית בן ישראל

יועצת אסטרטגית ומומחית סטוריטלינג. מלווה חברות וארגונים בפיתוח תוכן אותנטי מעורר השראה והשפעה 

storytelling expert

גם לך יש סיפור לספר?

שנהפוך אותו להרצאת השראה?

"המהפך שאני עושה לאנשים קשור בראש ובראשונה לשינוי הסיפורים שהם מספרים."